SOCIETÀ SCIENTIFICHE
Comunicare congressi ed eventi scientifici
Strategia e contenuti per accompagnare congressi, simposi e incontri scientifici, valorizzandone temi, evidenze e contributi e dando continuità alla comunicazione anche dopo l’evento.
PANORAMICA
01 PREMESSA
Le esigenze della comunicazione congressuale
02 ESEMPIO PRATICO
Il congresso annuale di una società scientifica
03 IL LAVORO
Programma, relatori, evidenze e interlocutori
04 REALIZZAZIONE
Produzione, formati e sviluppo dei contenuti
01 PREMESSA
Un congresso concentra un patrimonio scientifico
Congressi, simposi e incontri scientifici riuniscono in pochi giorni attività, evidenze, competenze e contributi che possono essere sviluppati attraverso la comunicazione.
Le esigenze cambiano in funzione del programma, degli obiettivi della società e degli interlocutori coinvolti.
UN EVENTO DA PRESENTARE
Programma, sessioni, relatori e iniziative possono richiedere contenuti che accompagnino l’avvicinamento al congresso e permettano ai partecipanti di conoscere le attività previste.
CONTRIBUTI SCIENTIFICI DA VALORIZZARE
Relazioni, tavole rotonde, studi e aggiornamenti possono offrire temi da approfondire attraverso contenuti dedicati.
PERSONE E COMPETENZE DA COINVOLGERE
Relatori, faculty, moderatori e soci possono contribuire alla comunicazione attraverso interviste, conversazioni e approfondimenti scientifici.
MATERIALI DA SVILUPPARE
Registrazioni, immagini, presentazioni e contributi raccolti possono alimentare contenuti e progetti editoriali anche dopo la conclusione dell’evento.
La comunicazione congressuale non si limita a documentare ciò che accade, ma può essere progettata per valorizzare il patrimonio scientifico dell’evento nel tempo.
02 ESEMPIO PRATICO
Un congresso concentra in pochi giorni un intero patrimonio scientifico
Una società scientifica organizza il proprio congresso annuale.
Programma, sessioni, relatori, nuove evidenze, tavole rotonde e momenti di confronto riuniscono una quantità di contenuti che va ben oltre ciò che può essere comunicato nei giorni dell’evento.
Progettare la comunicazione in anticipo permette di individuare i temi da sviluppare, i contributi da raccogliere e i materiali che potranno continuare a essere utilizzati nel tempo.
Una sessione può offrire il punto di partenza per un approfondimento scientifico. Un’intervista con un relatore può diventare un contenuto autonomo. Una serie di contributi può essere organizzata in una rubrica dedicata.
Il congresso entra così in un progetto editoriale più ampio, collegato alle attività e agli obiettivi della società.
Caso simulato a scopo esemplificativo.
03 IL LAVORO
Gli elementi che definiscono il progetto
La progettazione parte dal programma scientifico, dalle competenze coinvolte e dai materiali disponibili, individuando i contenuti più rilevanti rispetto agli obiettivi della società.
PROGRAMMA SCIENTIFICO
I temi dell’evento
Sessioni, simposi, tavole rotonde e altri momenti scientifici permettono di individuare gli argomenti sui quali costruire la comunicazione.
RELATORI E FACULTY
Le competenze coinvolte
Relatori, moderatori e altri esperti possono contribuire attraverso interviste, conversazioni e approfondimenti collegati ai temi del congresso.
EVIDENZE E CONTENUTI
Il patrimonio scientifico
Studi, dati, linee guida, consensus e aggiornamenti presentati durante l’evento possono generare contenuti con livelli di approfondimento differenti.
INTERLOCUTORI
Le persone che vogliamo raggiungere
Partecipanti, soci, professionisti sanitari, giovani professionisti e altri interlocutori richiedono contenuti, linguaggi e canali adeguati.
MATERIALI E CANALI
Gli strumenti disponibili
Sito, newsletter, social, video, fotografie, registrazioni e materiali congressuali vengono considerati nella progettazione della comunicazione.
04 REALIZZAZIONE
Progettare e produrre i contenuti del congresso
La progettazione editoriale e la produzione dei materiali fanno parte dello stesso lavoro. Temi, contributi, interviste, riprese e contenuti vengono organizzati in modo coordinato, affinché ciò che viene raccolto durante l’evento possa essere sviluppato secondo la direzione concordata.
Il lavoro si basa sul programma e sulle priorità definite dalla società, con il coinvolgimento delle figure scientifiche e organizzative competenti per le verifiche e le approvazioni previste.
PIANIFICAZIONE EDITORIALE
Definire temi e priorità
Individuazione dei contenuti da preparare, dei contributi da raccogliere e dei materiali da sviluppare successivamente, considerando programma e attività previste.
COORDINAMENTO DEI CONTRIBUTI
Organizzare persone e materiali
Preparazione delle tracce, definizione delle interviste e coordinamento delle esigenze operative con relatori, faculty e figure coinvolte.
PRODUZIONE
Realizzare e raccogliere i contenuti
Preparazione di testi, visual e materiali digitali, con possibilità di realizzare o coordinare interviste, riprese e raccolta dei contributi durante l’evento.
REVISIONE E APPROVAZIONE
Mantenere la direzione scientifica alla società
I materiali vengono sottoposti alle figure competenti per le verifiche scientifiche, istituzionali e comunicative previste.
PUBBLICAZIONE E DISTRIBUZIONE
Organizzare i contenuti sui canali
Preparazione e adattamento dei materiali per sito, newsletter, social e altri strumenti previsti, con gestione della pubblicazione quando compresa nell’incarico.
SVILUPPO EDITORIALE
Dare continuità ai contributi
Registrazioni, interviste, sessioni e materiali raccolti possono essere selezionati e sviluppati in contenuti successivi, mantenendo coerenza con le attività scientifiche della società.
Un congresso, più possibilità editoriali
La comunicazione congressuale può comprendere contenuti differenti, ciascuno con una funzione specifica.
CONTENUTI DI PRESENTAZIONE
Preparare il contesto
Programma, temi, relatori e attività possono essere introdotti attraverso contenuti che accompagnano l’avvicinamento all’evento.
INTERVISTE E CONVERSAZIONI
Dare spazio alle competenze
Relatori, faculty e soci possono approfondire argomenti specifici attraverso contributi preparati intorno ai temi scientifici del congresso.
CONTENUTI DALL’EVENTO
Raccontare ciò che accade
Video, fotografie, sintesi e contenuti brevi permettono di accompagnare le attività durante i giorni del congresso.
APPROFONDIMENTI SCIENTIFICI
Sviluppare temi ed evidenze
Sessioni, dati e contributi possono diventare articoli, video e contenuti più articolati dopo l’evento.
ARCHIVIO EDITORIALE
Organizzare il patrimonio raccolto
Registrazioni, interviste, immagini e materiali possono essere catalogati e utilizzati per alimentare progetti editoriali successivi.
Il risultato
Un congresso che continua nella comunicazione
Temi, evidenze, contributi e materiali raccolti durante l’evento diventano parte di un patrimonio editoriale organizzato, capace di alimentare la comunicazione della società anche nei mesi successivi.
Il risultato è un insieme di contenuti coordinati, che permette di valorizzare il programma scientifico, dare spazio alle competenze e mantenere continuità tra il congresso e le altre attività della società.
Dare continuità ai contenuti di un congresso
Programmi scientifici, relatori, evidenze e momenti di confronto offrono occasioni per sviluppare materiali destinati a interlocutori e canali differenti.
Possiamo individuare insieme le priorità e progettare una comunicazione coerente con il ruolo della società, le attività previste e gli obiettivi dell’evento.
